A NIR felülete a https://nir.bgazrt.hu/bga/ linken érhető el a Bethlen Gábor Alapkezelő Zrt. honlapján a bal felső sarokban lévő NIR feliraton keresztül. Civil szervezetként a belépési opció alatti 3. sorban lévő linken keresztül lehetséges (Regisztráció cég / szervezet / intézményként).
A piros csillaggal jelölt adatok megadása kötelező! A kért adatokat értelemszerűen kell kitölteni. Tekintettel arra, hogy a NIR felülete korábban a külhoni pályázatok felülete volt találhatunk olyan feliratokat, hogy „magyar nyelven” és az „ország nyelvén” mely jelen esetben a magyar nyelvet jelenti. Bizonyos esetekben a kis jobbra mutató nyilak segítségével a bal oldali oszlopból adatokat másolhatunk át a jobb oldali oszlopokba, így nem kell többször ugyanazt az adatot beírni. A regisztráció során célszerű előkészíteni a civil szervezet bejegyzését tartalmazó végzést, bankszámla kivonatot és a vezető tisztségviselő és egyéb kapcsolattartó születési adatait.
A felhasználó név kis betűkből állhat, amely tartalmazhat ékezeteket is. A jelszó kis és nagybetű, illetve szám kombinációjából kell, hogy álljon, ami minimum 8 karakter hosszúságú kell legyen.
A pályázó szervezet működési formája esetében a civil szervezetet kell, hogy legyen! A pályázati kategóriák esetében szűrőfeltételek vannak beépítve, ezért ha itt más opciót választanánk, a civil szervezeteknek szóló kiírások nem jelennének meg a rendszerben.
A Képviselő személy adatai esetében kiemelt figyelmet kell fordítani az e-mail cím helyes megadására, mert a megerősítő/ aktiváló e-mail és az adatkezeléshez való hozzájáruló nyilatkozat belépési linkje a megadott e-mail címre kerül kiküldésre. Rontott e-mail cím javításához központi segítséget kell kérni. Amennyiben az aláírás jogát a szervezet nevében nem önállóan gyakorolja (együttes eljárási jog) új törvényes képviselő felvitele szükséges.
Amennyiben a kapcsolattartó személye eltérő lenne, mint a képviselő személye, az Ő adatait is szükséges megadni és a kapcsolattartó adatkezelési hozzájáruló nyilatkozatát is szükséges feltölteni.
Amennyiben a kért adatok kitöltésre kerültek a „tovább” gombra kattintva megjelenik az képviseletre jogosult személy neve a képernyőn lévő táblázatban és az e-mail cím ahol a megerősítés előtt még le tudjuk ellenőrizni az adatok helyességét. Az adatok helyessége esetében el lehet fogadni az adatokat a rendben gombbal és ha mindent jól csinált a regisztráló kap egy aktiváló e-mailt az email címére, melyre kattintva élesíti a regisztrációt, illetve egy adatkezelési hozzájárulást tartalmazó e-mail-t, melyben a linkre kattintva a saját adatait láthatja és az adatkezelési hozzájárulás elfogadását ki kell választani a legördülő menüből, valamint a „ nyilatkozat letölthető ITT” mondta esetében az ITT zöld feliratra kattintva megjelenik a nyilatkozat nyomtatványa, melyet ki kell tölteni, kék színű tollal alá kell írni, beszkennelni és PDF formátumban visszatölteni a „ feltöltés” gombra kattintva, melyet utána le kell menteni. Ugyan ezt a folyamatot kell a kapcsolattartó esetében is elvégezni.
Amíg az adatkezelési hozzájárulás nincs megadva (piros betűvel „nem járult hozzá „felirat jelenik meg) és feltöltve, a pályázó nem tud a felületen tovább lépni, illetve pályázatot beadni. Az aláírt nyilatkozat feltöltése a kapott e-mailen keresztül lehetséges.
A GFO kód a statisztikai számjel esetében az adószámot követő 3 jegyű szám ( 529, 521) pl.: xxxxxxxx-xxxx-529-xx
Amennyiben a bejegyzést jóváhagyó végzés nem áll rendelkezésre a birosag.hu oldalon található adatbázis / közhiteles nyilvántartás segítségével lekérdezhető minden adat a civil szervezetről: https://birosag.hu/civil-szervezetek-nevjegyzeke
A lap alján található állapotok között a legelső állapotra kattintva megtalálható a szervezet bejegyzésének jogerőre emelkedésének dátuma. Ez is egy beépített szűrű a regisztrációs felületen, mely a jogosultság ellenőrzést segíti a pályázati kategóriák megjelenése során.
A pályázati felületre célszerű feltölteni a civil szervezet hatályos alapító okirtatát, és egyéb jelzett dokumentumait is a mellékletek közé.